幅広い業務を担う自治体には多くの公用車があり、これをいかに効率的に無駄なく使えるかはひとつの課題となっています。
これを解決するため、鳥取県内の企業がデジタル技術を組み合わせた車両管理システムを開発し、倉吉市役所も今年度から導入しました。
倉吉市役所に取り付けられた新しい車両管理システム。
並んでいる金属製の扉は車のキーを１つずつ入れるボックスになっています。
どうすればこのシステムで使う車のキーを取り出せるのでしょうか？
公用車の利用を予約した職員は、まず自分のＩＣカードをシステムに読み取らせます。すると…
「息を吹きかけてください」
「アルコールは検出されませんでした」
アルコールチェックで安全が確認されると、キーボックスの扉が開けられるようになり、使う車のキーが取り出せます。
関わるのは使う職員だけ、別の人の手を煩わせることはありません。
車の予約のシステムとキーの管理、それに道路交通法で必要となったドライバーのアルコールチェックなどの機能を組み合わせたのがこの車両管理システム、倉吉市役所で今月から稼働しました。
倉吉市 広田一恭市長
「地元企業がこういうシステムを開発されたことも教えて頂きながら、先行事例でも大きな成果があがっているという情報もいただきましたので。」
キーボックス型のこのシステムを開発したのは、県東部でガソリンスタンドなどを展開する智頭石油。
４月からの稼働に向け、３月末には最終チェックを繰り返していました。
智頭石油 谷口俊介 新事業推進室長
「車のデータ、職員のデータ、あと予約のデータを引き継いで、４月以降に運用できるようにしていきたいなと思っています。」
智頭石油がこのシステムを開発した背景には、事業のひとつであるカーシェアリングでの実績があります。
いつでも無人で車を貸し出せるようにするため、車内にキーボックスを設ける方法を考案していて、これを応用できると思いつきました。
智頭石油 米井哲郎社長
「車に取り付けるのではなくて、建物の方に取り付けさせて頂いて、公用車を皆さんで合理的にご利用いただこうということでやっています。」
今月の予約状況を見てみると、どの車にいつ予約が入っているのか一目瞭然です。
日時や行先、用件などをパソコンで入力して行う予約は「午前」「午後」というような大雑把な分け方ではなく、５分単位で時間を設定できます。
更に、予約があっても一定時間キーの受け取りがないと自動でキャンセルされる機能もついていて、車が使われていない時間を極力短くすることができます。
加えて、５０台に及ぶ市の公用車を部署ごとでなく一括管理することで、他の部署の職員が利用できないという無駄も省けます。
倉吉市総務課 吉田祐子 総務係長
「自分のパソコンの方で、システムを見ることができますので、今の空き状況がすぐにわかります。その状態で空いている車を選んですぐ出かけることができますので、どんどん便利になっていっていると思います。」
今度は、車を使った後のキーの返却方法です。
ボックスにキーを入れ、ＩＣカードをかざし、アルコールチェック。
導入したばかりの倉吉市役所では、こうした手順にまだ戸惑いもありますが、それ程難しいというわけでもありません。
倉吉市総務課 吉田祐子 総務係長
「一度使用した職員は、周りの職員にも伝えてくれていまして、どんどん浸透していっている状態だと思います。」
キーを返却してアルコールチェックを済ますと、タッチパネル式の運行記録の操作、キーを受け取った時間と返却した時間が自動で記入され、用件や行先は既に予約の段階で入力してあるので、実際に入力するのは走行距離の数字ぐらいで済みます。
このシステムを導入するまで使われていた運転日誌は、いちいち手書きで記入する必要があり、煩雑さはシステム導入で解消されました。
無人で運用できるシステムでこのように効率化を徹底していくと、公用車の数自体を減らせる可能性も視野に入ってきます。
倉吉市 広田一恭市長
「人の手を煩わせることなく、今実際に空いている車がどれだけあって、途中でも帰ってきていれば、午後からまた使えるとか、１台の車が非常に効率的に使える、今後無駄な投資は省くことができると。」
今月導入した倉吉市役所以外にも、鳥取市や鳥取県もすでにこのシステムを導入し、管理のための人員配置の見直しや公用車の数の削減など実績を上げてきました。
智頭石油 米井哲郎社長
「各自治体さんとかから問い合わせとかも入っておりますので、より多くの方々にご利用いただけるように普及活動をしていきたいと思っています。」
効率性を求める着眼や発想をＩＴやＤＸの技術に落とし込むことで、無駄は大幅にカットできます。
これからの時代にはこうした変革が強く求められます。
