ヒアリングを始める際には調査に協力してくれたことに対する礼から始め、さらに、簡単にヒアリングの趣旨説明を行うと協力を得やすくなります
１．はじめに
前回は、社内調査の端緒となる内部通報をした者に対するヒアリングについて解説しました。今回は次のステップとして、基本的に内部通報者へのヒアリングから得た情報、そして収集した客観的資料をもとに行う関係者に対するヒアリングに関して、その目的と手法等についてお話します。
ここで、関係者ヒアリングを実施する際の注意点を一言で指摘しておくと、それは証拠破壊行為の防止にあります。内部通報者→関係者→嫌疑対象者といったステップでヒアリングは進んで行きますが、それは不正関与者に近づいていく過程でもあります。関係者の中には、嫌疑対象者ではないものの、不正行為を直接 知っている者、嫌疑対象者と通じている者、何らかの形で幇助（ほうじょ）的に不正に関与している者が含まれている場合があります。それゆえ、関係者ヒアリングの順序や手法を間違えると、せっかくそれまでに積み上げた調査の成果を無にしてしまう結果となりかねません。このようなリスクを最小限にする手法こそが関係者ヒアリングで求められているのです。
２．関係者に対するヒアリングの目的
前回述べたように、内部通報者に対するヒアリングの目的は、通報事実が不祥事と言えるか否かを明らかにし、社内調査を開始すべきか否か、開始するとしてその規模をどの程度のものにするかを見極めることにあります。
他方、関係者に対するヒアリングでは、不祥事に関連した情報をできるだけ多く収集し、後に実施される嫌疑対象者に対するヒアリングに際してその者を追及するために有益な情報を収集することが要となります。
言うまでもなく、社内調査が成功するか否かは、どれだけ関連情報を入手できるかにかかっていて、「情報」こそが社内調査の生命線です。こうした情報は、客観的な証拠資料、例えば、電子メール、 PC分析、社内文書、ビジネス手帳などの証拠資料によって大量に入手することができますが、最後はこれらの証拠資料について関係者に説明してもらうことが必要です。それを行う場が関係者に対するヒアリングなのです。後述するように、関係者ヒアリングにおいては「証拠資料収集とセットで」 常に、 ということを念頭におかなければなりません。
３．関係者とは誰か？
関係者ヒアリングにおける「関係者」とは、当該不祥事に関連する情報を有すると思料される者で、問題となっている不正行為を行った者以外の者をいいます。関係者ヒアリングでは、そのような者がヒアリン グの対象者となります。ここで重要なことは、場当たり的に関係者を呼び出して直ちにヒアリングを実施してはいけないということです。最初に関係者ヒアリングの対象候補者のリストを作り、ヒアリング計画を慎重に策定する必要があります。
後に述べるように、関係者ヒアリングでは、その実施順序が証拠破壊防止等の観点から重要で、実施順序を決めるにあたって、対象候補者のリストを作成しておきます。そのうえで「関係者」にどのような者がいるかを吟味していかなければなりませんが、社内調査の最初に話を聞く内部通報者や不正行為の被害者から原始情報を得る必要があります。例えば、ある事実について内部通報者あるいは被害者からヒアリング をする際に、「あなたの他に誰かその事実について知っている人はいないか、例えば、部長も知らないのか、その下の係長はどうか」ということを聴取します。つまり、内部通報者の他に誰が同じような情報を共有しているのかについて情報を集めるのです。
このようにして確定した関係者ヒアリングの第一次候補者のほかに、そのような者が作成した社内文書や社内メール等の分析を行って、当該社内文書やメールの内容から、さらにそうした第一次候補者と情報を共有している関係者を割り出していき、関係者ヒアリングの対象者を広げていきます。 それと同時に、候補者リストを更新していきます。このような作業によって、関係者ヒアリングの対象者はどんどん広がっていき、例えば、不祥事が長期間にわたって行われているような場合には、場合によっては、 退職した人、OBに対してもヒアリングを実施する必要が生じることもあります。
４．関係者ヒアリングの順序と注意点
このようにして広げたヒアリング対象者たる関係者ですが、これら関係者に対してどのような順序でヒアリングを行っていくか、そのヒアリング計画を策定することが次に重要となります。
まず、どこまでを関係者として確定するかについては、企業不祥事が組織的に行われる性質を有することと、不正はゴーイングコンサーンで代々引き継がれていくという性質に着目する必要があります。そこで、「横」と「縦」を意識しなければなりません。「横」とは引き継ぎ、 「縦」とはラインのことをいいます。
以下の表で説明しましょう。
表中のＰ課長が不正行為をはたらいたとの嫌疑で社内調査が開始されたとします。嫌疑対象者たるＰ課長から最初に事情を聞いてはなりません。ヒアリングを実施する順番がとても重要です。「縦」の 関係でいうと、 上からは聞くのでなく「下から聞く」 、 そして「横」の関係でいうと「現在から聞く」ということが原則です。上から聞いてはいけない理由は、ある担当者が嫌疑者であるとするとその上司も関与している可能性があり、最初に当該上司からヒアリングを実施すると、当該上司によって事件がつぶされてしまう可能性があるからです。
表でいうと、Ｐ課長だけでなくＤ部長が関与している可能性があり、場合によってはさらに上位のＢ取締役が関与している可能性もあります。このような場合は、Ｄ部長やＢ取締役といった上からヒアリングを実施すると、即座に下の者、Ｐ課長やＱ係長、Ｒ係長に対して何らかの圧力がかけられ、働きかけがなされて調査自体が功を奏さなくなる恐れがあります。したがって下から、つまりＱ係長やＲ係長に対して最初にヒアリングを実施するのです。
そして、下から聞く場合にも「横」を意識しなければなりません。まず現在から聞かなければならないのです。その理由は、前回の内部通報者に対するヒアリングでもお話したとおり、社内調査を始めた場合に最初に見極めなければならないことが、その不正行為が現在進行形であるかどうかということにあるからです。現在進行形で不正が行われているならば、それは会社にとって緊急事態であり、いつマスコミ等を通じて世の中に露見するかわからない緊張状態に置かれます。
不正行為が現在進行形で進んでいるか、それとも過去の不正行為なのかによって、不正調査手法も広報態勢も全く異なるので、この点を明らかにする必要があります。
不正行為が現在進行形であれば、以前に在籍していた人に事情を聞いてもあまり意味がなく、なるべく現在に近い人、表の例でいうとＲ係長に対してまずヒアリングを実施します。その結果、Ｒ係長が不正に関与していない、ないし不正の事実を知らないことが明らかになった場合に、次にＱ係長に対してヒアリングを実施します。さらに嫌疑対象者たるＰ課長に「不正の引継ぎ」を行ったと思料されるＯ課長からも事情を聞きます。その次の段階で初めて、上の立場の者、Ｄ部長、Ｃ部長に対してヒアリング を実施することになります。こうしたヒアリングの実施順序が重要です。
５．「証拠資料とセットで」の重要性
このようにして、組織の下位から上位、現在から過去、と様々な関係者から事情を聞くのですが、 そのヒアリング中で話される内容に関連したエビデンス、証拠資料が存在しないかを確認することも重要です。関係者ヒアリングにおいて、そのような内容を示す社内文書がないか、メールはないかなどと関係者に尋ね、 「そういえば稟議に回された決裁、書類にも記載されていました」「会議資料、議事録の中にあったと思います」といった回答を得た場合には、すかさず 「申し訳ないですけど、それのコピーを今度持ってきていただけませんか」というように依頼する、という運びにできれば理想的です。
そうしたエビデンスを入手したならば、次にかかるエビデンスを作成した者を「関係者」リストに加えてヒアリングを実施し、より正確で詳細な事実関係を解明していくのです。例えば、稟議書であれば、その上部に押されている決裁印を基に、どの取締役が関わっているのかが明らかになり、不正行為のラインも明らかになります。
関係者ヒアリングを実施する段階では、既に多くの客観的証拠が収集されていなければなりませんが、 以上述べたように、関係者ヒアリングを実施している段階にあっても、並行的に、関係する客観的な証拠資料を適宜収集していく姿勢が重要です。
６．関係者に対するヒアリングの手法̶「オープン質問法」
前回は、 ヒアリングの手法には「オープン質問法」 と「一問一答法」があることをお話しましたが、関係者に対するヒアリングにあっても、内部通報者に対するヒアリングと同様、オープン質問法を用います。これは、関係者に対するヒアリングでは、なるべく多くの情報を収集することが目的であるからです。したがって、知っていることをなんでも話させ、その際には話の腰を折らない、矢継ぎ早に質問しない、 否定形を用いないなど、オープン質問法における注意点に十分留意しながら多くの情報を収集し、さらには 「キーセリフ」を獲得するよう努める必要があります。
また、関係者ヒアリングが、第一次候補者から第二次候補者、第三次候補者へと進むに従って、ヒアリング対象事項もピンポイントになっていくことがあり、オープン質問法が必ずしも効率的であるとは言えない場合があります。例えば、Ｐ課長が反社会的勢力に対してリベートを支払ったという嫌疑で社内調査が実施されているとして、第一次候補者から、Ｐ課長が経理担当者に特定の名目で現金支出を指示していたのを見たことがあると証言した場合、第二次候補者の当該経理担当者に対する関係者ヒアリングにあっては 「事件について何か知らないか」といったオープン質問法よりは、 「Ｐ課長に依頼された経理処理で何か不審な点がなかったか」といった、より特定した質問の方がむしろ効率が良い場合があることを付言しておきます。
７．関係者に対するヒアリングの実務
その他、ヒアリングを行うに際して留意した方がよりよい点がいくつかあるので挙げてみます。
まずは、着席位置ですが、関係者に敬意を払う形の位置にするよう配慮します。コの字型にテーブルを並べ、関係者を多数の調査者で取り囲むような形式は、糾問されるような心理的圧迫をヒアリング対象者に与えるので避けるべきです。調査者は2名程度が良いです。
また、ヒアリングを始める際には調査に協力してくれたことに対する礼から始め、さらに、簡単にヒアリングの趣旨説明を行うと協力を得やすくなります。何も趣旨説明せずに、ヒアリング対象者が「どうして私を呼んだのですか」と不安がって質問してきたときに、「そんなことはいいので、私の質問に答えて下さい」などと高飛車な姿勢で臨むならば、それだけでそのヒアリングは失敗となります。やはり簡単な趣旨説明は必要で 「今、社内で、ある不正行為の社内調査を実施しているのですが、貴方が何らかの情報を得ていないか、あくまでも参考までにお尋ねするだけです。決して、あなたを不正行為者と疑っているわけではありません」といった趣旨説明を丁寧に行い、相手から不安を取り除き、リラックスさせる必要があります。もちろん、趣旨説明といっても、不正行為の詳細を説明したり、嫌疑対象者を特定するような趣旨説明は避けるべきです。既に述べたように、関係者ヒアリングは、嫌疑対象者に近づいていくプロセスにあるもので、証拠破壊の防止に努めなければならないからです。また、特に注意すべきことは、調査の端緒、つまり誰からどのような 内部通報がもたらされたかといった事項の説明は絶対にしてはなりません。内部通報者の秘匿には十分注意を払ってください。
ヒアリングの時間にも十分留意し、聴取事項にもよりますが、60分ないし90分程度が理想的です。３時間といった長時間にわたるような場合には途中に休憩を入れます。また、当該ヒアリング対象者について、今後も事情聴取が必要となりそうな場合には、次回の協力を丁寧な言葉ながらも確約をとりつけます。そして、ヒアリングの最後に、再び、調査への協力に関し礼を述べてヒアリ ングを終えます。
８．関係者ヒアリングで収集した情報の証拠価値の吟味
「伝言ゲーム」の落とし穴
社内調査で収集した様々な証拠資料は、関係者ヒアリングで得た情報を含め、最終的にはその証拠価値の分析をしなければなりませんが、特に、ヒアリング結果としての各証言については、どの証言が直接証拠と評価でき、また、どの証言が伝聞証言なのかを見極めなければなりません。というのは、伝聞、再伝聞、再々伝聞と情報が伝達していくにつれて、情報内容に誤りが混入し、歪曲され、改変される可能性が、それを意図していなくても生じる可能性があるからです。子供のころに遊んだ「伝言ゲーム」 を思い出せば、こうした危険性をイメージしやすいでしょう。 関係者ヒアリングで得た各証言内容について、 こうした証拠価値の分析を常に行い、伝言ゲームの 落とし穴にはまって、調査の方向性を誤ることのないようにしなければなりません。
次回は社内調査におけるヒアリング手法の最終回となり、いよいよ、嫌疑対象者に対するヒアリングについて解説します。
弁護士法人中村国際刑事法律事務所
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(了)
