一斉送信?ちょっと待った!

大学職員も間違えるメールの「罠」

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 普段LINEで連絡を取ることが多くても、インターンやアルバイトなど、様々なシーンでメールを使うことって、ありませんか?サークルやゼミの活動で、複数名に共有するために一斉送信するケースもあるかもしれません。でもちょっと待って!その送り先、「TO」や「CC」になっていませんか?送り先の設定で何が変わるのか、事例を交えながら解説します。

そもそもTOって?

 メールを作成しようとすると、「TO」の下に「CC」「BCC」という入力欄やボタンが表示されることがあります。「CC」はカーボンコピー(Carbon Copy)、「BCC」はブラインドカーボンコピー(Blind Carbon Copy)の略で、どちらも複数の宛先へ送るときに使うものです。

 「TO」は主要な送り先に使用し、「CC」は送信したことを「TO」の人に知られても良い場合に、「BCC」は送信したことや他のメールアドレスを「TO」の人に知られたくない場合に使います。

TOやCCは送り先が見えてしまう

 色々な人に一斉送信する際は、誰に送ったかを伏せる「BCC」で送るのが一般的に望ましいとされています。間違えてTOやCCで送ってしまうと、メールを受信した全員がそれぞれのメールアドレスを見ることができる状態になります。

 外部の複数人へ送る場合、他人のメールアドレスを共有してしまうことになるため、個人情報の取扱いなどの観点から、BCCで送信することになっているのです。

社会人でも間違える

 しかし一方で、ミスはつきものでもあります。学生に限らず、社会人も同じです。ただし勤務先でのミスは、場合によって流出事件となる可能性もあります。

橿原市のスポーツ推進課が、先月開いたスポーツ教室の集合写真をメールで送る際に誤った設定で送信し、7人分の個人情報が流出していたことが分かりました。

福島県は5日、2020年東京五輪で県が募集する都市ボランティアに応募した100人にメールを一斉送信した際、同送した人の氏名やメールアドレスを全員が見られる状態で誤送信したと発表した。

東洋大でも…

 東洋大学でも今月上旬、同様の事例がありました。

  学内のある部署が複数の学生らにメールで連絡する際、BCCとするところを、TOで誤送信しました。TOYO Pressが詳細を問い合わせたところ回答があり、送信後に同部署の職員がミスに気づき、複数の部署を含めて学内で対応を協議したとのことでした。すでに該当する学生にはお詫びと削除依頼のメールを送り終えており、今後は、該当しない学生や教職員にも、複数の方法で周知する方針です。また今後の対応策として、一斉送信をする際は必ずBCCになっているか、複数人でチェックをするということでした。

ミスを防ぐために

 たとえ1回のミスでも、個人情報が漏洩・流出する恐れはあります。ミスを防ぐために、送信前にチェックすることはもちろんです。また、一斉送信するときに「BCCにて失礼します」といった文言を本文文頭に入れると、気づきやすくなるかもしれません。

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