リコー、空予約や長時間の会議を削減するクラウド型会議室管理システム

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リコー(山下良則社長)は、Microsoft Office 365とシームレスに連携し、会議室や各種設備など社内のリソースを簡単に予約・管理できるクラウドサービス「RICOH スマート予約サービス」を10月21日に提供する。予約しても実際に使用されない空予約や会議の長時間化などを削減する。

「RICOH スマート予約サービス」の利用イメージ

Office 365のアプリケーションと各部屋に設置したタブレット端末(ルームモニター)をクラウド上で連携させることで、スムーズな利用を実現するクラウドソリューション。Office 365アプリケーションのスケジューラー上で社内の会議室の空き状況を確認して会議を予約すると、システムと連携した会議室に設置したルームモニターに予約情報を表示する。

利用者は会議室への入退出時に、各部屋に設置したルームモニターからチェックイン/チェックアウトをする。予約時刻を過ぎてもチェックインされない場合は自動キャンセルとなり、Office 365上に「空室」として反映され、他の利用者が代わりに使用できる。また、予め設定した会議終了時刻を端末から音声アラートで知らせることで、会議の長時間化を抑制する。

さらに、電子黒板「RICOH Interactive Whiteboard」と連携し、入退出する際に自動でスリープ状態のオン/オフを制御する。今後は、さまざまなエッジデバイスとの連携機能を強化・拡張していく。