ふるさと納税業務、3分の1に時短 定型事務自動化4カ月 荒尾市

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ソフトウエアと印刷機を連携させ、ふるさと納税の業務を進める市職員。印刷機は自動で書類を束ねて封かんし、宛名書きまでを行う=荒尾市

 熊本県荒尾市は、自動で定型事務を行うソフトウエア「ロボティック・プロセス・オートメーション(RPA)」を昨年9月導入。4カ月が経過し、一部の業務で労働時間が大幅に短縮されるなど効果が表れている。

 RPAは、エクセルやワードなど複数の既存ソフトを横断的に使って業務をこなす。市はRPAと印刷機を連携させ、ふるさと納税の業務に導入。書類を束ねて封かんし、宛名書きまで行っている。同様の取り組みは全国の自治体で初めてという。

 ふるさと納税ではこれまで、複数ある仲介サイトへ職員がアクセスし、申し込みデータをダウンロード。サイトごとに異なる書式を市の形式に書き換える作業が必要だった。

 今回、これらの作業を自動化し、昨年12月中旬までに約1万件を処理した。市政策企画課によると、職員が担当する際の524時間に比べ、3分の1に短縮できた。他の納税業務にも取り組んでおり、年度内に新たに2業務で導入する。

 広域行政事務組合など各地から視察も相次いでおり、市は今後、事務作業の自動化をさらに進める。

 11月からは、問診票や予診票など手書きデータを読み込むため、AIを活用したOCR(光学式文字読み取り装置)も試験的に運用。RPAと連動させた運用を探り、来年度の導入を目指している。市政策企画課の田川秀樹課長は「全国的に自動化の流れは今後も進んでいく。成功例が出てきたので、他の業務にもどんどん広げていきたい」と話している。(樋口琢郎)

(2020年1月7日付 熊本日日新聞朝刊掲載)