インターンシップをキャンセルするときの注意点！ドタキャンの場合も

インターンシップをキャンセルしなければならなくなった……そんなとき、どのように対処していいか分からないという方も多いのではないでしょうか？ インターンシップをキャンセルするときは、すぐに連絡してキャンセルの理由を伝えることが大切です。企業に迷惑をかけてしまうのは間違いないので、誠意ある行動を心がけましょう。今回の記事では、メールでキャンセルを伝えるときの例文と電話で伝えるときのポイントを解説しています。

インターンシップをキャンセルするときの注意点

スケジュールが合わなかったり、不測の事態が起こってインターンシップへの参加をキャンセルすることもあります。ただ、「企業に迷惑をかけてしまうかもしれない」「本選考に響いてしまうかもしれない」と考え込んで、キャンセルの連絡を先延ばしにしてしまうことがあります。でも、先延ばしは悪影響です！ ここでは、インターンシップをキャンセルするときに悪い印象を与えないために注意したいポイントを2つご紹介します。

キャンセルが決まったらすぐ連絡する

まずは、キャンセルが決まった時点ですぐに連絡をしましょう。これは、企業がすぐに次のアクションを取れるようにするためです。インターンシップの内容によっては、人員を補充したり、組み合わせを変更したりする必要が出てきます。もちろん、名簿の修正なども行わなければならないでしょう。インターンシップを運営している側の立場にとってみれば、少しでも早くキャンセルの連絡をもらった方が、次のアクションがしやすいです。

キャンセルする理由を正直に伝える

次に、キャンセルする際は、理由を正直に伝えましょう。理由を伝えないと、企業に詮索する余地を与えてしまいます。仮に、友達とのやりとりで、理由もなく約束を破られたら、どう感じるでしょうか。「どうしてキャンセルしたんだろうか」「他に優先したい約束があって、自分は保険だったんだろうか」など考えてしまいませんか。これは、採用担当者も同様です。

例えば、「うちの会社は第一志望ではないんだな」、「スケジュール管理ができない学生だ」、「信用できない」などと思われても仕方ありません。

このような誤解を与えるよりは、正直にキャンセルの理由を伝えましょう。また、企業に迷惑をかけていることは間違いないので、謝罪の気持ちも伝えることが大切です。正直に理由を伝えることで、罪悪感を感じることなく、今後のインターンシップや就職活動にも意欲的に取り組むことができるでしょう。

本選考に影響するかどうかとその理由

インターンシップのキャンセルが本選考に影響するかどうかは、キャンセルの仕方や担当者によって異なります。リクナビが実施したアンケートによると「選考に影響する場合もある」という解答が約半数を占めています。

（参照元：【例文付き】インターンシップのキャンセルは選考に影響する？連絡するときに気をつけるポイント、メール・電話での連絡方法｜リクナビ就活準備ガイド）

ここでは、「影響する」「影響する場合もある」「影響しない」の3つの場合の採用担当者の考え方を解説します。

影響する

影響すると考える採用担当者は、学生をシビアに見ていると考えることができます。

例えば、体調不良でキャンセルする場合、担当者は「体調を崩したのは自己管理能力が低いから」と考えます。実際に勤務が始まったときに、体調不良で休まれては困るということです。また、第一志望でない、意欲が弱いという印象を受ける採用担当者も多いようです。

影響する場合もある

影響する場合もあると考える担当者は、キャンセルする際の対応も含めて学生を見ているようで、リクナビによると次のようにコメントしています。

キャンセルの理由や対応によって影響がない場合もあれば、悪影響を与えてしまう場合もあります。逆に、キャンセルのときの対応が良ければ、評価が上がるという担当者もいます。

影響しない

影響しないと考える担当者の場合でも、事前に連絡するというのは必須条件です。

「影響しない」と考える担当者でも、ドタキャンをした場合や、キャンセル理由次第では「影響する」に変わる可能性があります。社会人として最低限のマナーを守る必要があると言えるでしょう。

インターンシップのキャンセルを伝える方法と例文

最後は、具体的にどのようにキャンセルを伝えれば悪い印象を与えないで済むかを、例文を交えてご紹介します。

メールは履歴が残るので親切

インターンシップ実施日まで余裕がある場合は、メールで伝えると親切です。なぜなら、履歴が残るので、キャンセルを受ける側としても対応がしやすいからです。

【メール例文】

件名：〇月〇日のインターンシップ 辞退のご連絡 〇〇大学〇〇（氏名）

本文：

株式会社〇〇

人事部〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

先日は、〇月〇日〇時のインターンシップご案内のご連絡を頂き誠にありがとうございました。

誠に残念ですが、大学の研究発表会の日程と重なってしまい、参加が難しくなってしまいました。

大変身勝手な申し出ですが、今回の貴社のインターンシップを辞退をさせていただきたくご連絡いたしました。

せっかく機会をいただいたところ、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。

説明会などの機会を通して、貴社のことを学び続けていきたいと思っておりますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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（氏名）

〇〇大学〇〇学部〇〇学科 3年

携帯電話番号：

メールアドレス：

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メールの送信がインターンシップ実施日の直前、目安として1週間以内になった場合は、直前の連絡になってしまったこともお詫びするようにしましょう。

また、メールで送信する場合は、件名で内容と差出人が分かるようにします。メール送信後に電話をするとていねいな印象を受けるので、おすすめです。

お詫びの気持ちを伝えるなら電話

直前のキャンセル連絡になる場合や、お詫びの気持ちを伝えたい場合は、電話でのキャンセル連絡も一つの方法です。電話をするときのポイントは、下記の3点です。

まず、採用担当者が忙しくない時間帯を想像してかけるようにします。終業時間外とランチタイムに当たる正午～午後1時ごろは避けるようにしましょう。また、始業時間直後や終業時間直前も避けるべきです。

また、採用担当者は仕事中です。話す内容を先にまとめて、簡潔に伝えられるようにしましょう。伝える要素は「キャンセルすること」「キャンセルの理由」「お詫びの気持ち」の3点です。これを事前に言語化して、まとめておきましょう。

そして、電話は相手より先に切らないようにします。先に切ってしまうと、相手は「用件を伝えたらすぐ電話を切られた」と悪い印象を持ちます。必要な時間は5秒程度で短いので、「失礼いたします」と伝えて、相手が切るのを待ってから切るようにしましょう。

当日キャンセルの場合の対処法

交通機関の乱れや事故に遭ってしまった場合は、身の安全が確保できたら必ず企業にキャンセルの連絡を入れるようにしましょう。ドタキャンは絶対にしてはいけません。当日キャンセルの場合は、メールではなく、電話をするのがベターです。電話をした後に、当日キャンセルをして迷惑をかけてしまったことをお詫びするメールを送信しましょう。避けることができない理由であれば、採用担当者も事情を理解してくれるはずです。

まとめ

インターンシップの参加をキャンセルするときのポイントは、「すぐに連絡すること」と「理由を伝えること」です。採用担当者は、学生の能力だけでなく、人間性を見ています。「その人が信頼できる人かどうか」は、仕事を一緒にする上で非常に重要なことです。だからこそ、誠意ある対応を心がけるようにしましょう。

参考

インターンシップを欠席・キャンセルする時の正しい伝え方｜ゼロワンインターン

【例文あり】インターンシップ辞退の際に押さえるべきマナー｜Matcher Dictionary

インターンをキャンセルする方法｜マナーやメール例文をご紹介｜就活の未来