インターンシップ申し込みメールの書き方!ビジネス連絡マナーを解説

©株式会社SEKAISHA

インターンシップに参加したいと思ったら、まず申し込みを行います。ビジネスメールを送ったことがない方は、何をどう書けばいいのか悩むのではないでしょうか。そこで、当記事ではビジネスメールの基本やマナーをご説明します。さらに、インターンシップの場面別にメールを書くコツや例文をご紹介します。

ビジネスメールの基本

ビジネスシーンでの連絡は、メールと電話を使い分けます。時間に余裕がある場合はメールを使うのが一般的です。では、電話ではなくメールを使うことにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

電話ではなくメールを使うビジネス上のメリット

ビジネス上で一般的な連絡方法としてメールを使うメリットは5つあります。

【ビジネス上でメールを使うメリット】

連絡内容を事前に準備できるため、要件を焦らずに吟味できる。エビデンスを残せるので、齟齬が少なくなりトラブルを回避できる。相手の都合を無視した連絡をしてしまう心配がない。数値、住所、スケジュール、予算などの細かい情報を正確に伝えられる。添付ファイル等の情報を送ることができる。

しかし、メールはすぐに読んでもらえない可能性もあるため、以下の場合には電話で連絡をする方が良いでしょう。

【ビジネス上でメールではなく電話を使って連絡する場合】

緊急の用件がある場合。相手に頼みづらい相談をする場合。相手に指摘をするといった場合。記録に残したくない要件がある場合。重要なメールを送る場合は、メール送信後に返信を求める補足的説明をする。

ビジネスメールの基本の型

ビジネスメールには、社会人としてのマナーが必要です。ビジネスメールの構成要素は宛先・件名・宛名・本文・署名の5つで、それぞれの注意点をまとめてみました。

【ビジネスメールの基本型】

項目	内容	注意点
宛先	To.△△△@△△	宛先を間違えていないか確認する。同じ相手で複数のアドレスがある場合は、主たる連絡先を初期設定しておく。返信を求める相手には「To」で送る。内容確認のみで返信を求めない相手には「Cc」で送る。一斉送信や、他の受信者にアドレスを表示しない相手には「Bcc」で送る。
件名	用件	メールした目的を簡潔にわかりやすく書く。
宛名	相手の社名・担当部署相手の役職相手の氏名「様」	株式会社や有限会社など(株)(有)と省略しない。株式会社が入る位置に注意。担当者名の後に、「様」を付ける。社名だけの場合は、社名の後に「御中」を付ける。社名・担当者名は漢字表記の間違いがないことを注意。
本文	挨拶文メールした理由・用件内容	宛名と1行空ける。相手の企業を敬う言葉として、書き言葉では「貴社」を使うのが一般的。1行は25文字前後として適度に改行する。2~5行ごとに段落分けし、2行空ける。箇条書きと字下げ、記号、罫線等を使って見やすくする。
署名	———————————–

1. 社名・担当部署
2. 役職
3. 氏名
4. 住所
5. 電話番号
6. FAX番号
7. 携帯電話番号
8. メールアドレス
9. 自社サイトのURL

———————————–

本文は、役職や関係性、季節、社内外、用件、目的などビジネスシーンごとに必要とされるマナーが異なります。また、メールは細かいニュアンスを伝えづらい連絡ツールであることから、物事を円滑に進めるために正しい言葉遣いや気配りも必要です。

ビジネスメールに慣れるまでは、次にご紹介する2冊を手元に置いておくと安心です。

そのまま使える! ビジネス文書

created by Rinker

¥2,530(2020/2/11 23:35:06時点 Amazon調べ-詳細)

  • Amazon
  • 楽天市場
  • Yahooショッピング

大人なら知っておきたいモノの言い方サクッとノート

created by Rinker

¥1,100(2020/2/11 23:35:19時点 Amazon調べ-詳細)

  • Amazon
  • 楽天市場
  • Yahooショッピング

インターンシップを申し込む際のメールの書き方と例文

インターンシップを申し込む場合、相手の担当者は社会人であるため、ビジネスマナーを守ったメールを送る必要があります。申し込み時点では、担当者と面識がない場合がほとんどでしょう。ファーストコンタクトで担当者に「連絡を取りたい」と思わせるようなメールを書くコツから見ていきましょう。

申し込みメールを書くコツ

インターンシップを申し込む際にも、ビジネスメールの基本型を利用します。採用してほしいという気持ちから、文章がへりくだりすぎたり、冗長しすぎないように注意しましょう。

項目	申し込みの際の注意点
件名	インターンシップ申し込みのお願い(所属大学名・学部学科名・学年・自分の氏名)
宛名	担当者の氏名が分からない場合は「インターンシップ採用ご担当者様」と書く。
本文	挨拶文で、初めてメールを送ることを伝える。自分の所属大学名・学部学科名・学年・氏名を名乗る。志望動機。応募企業ごとに書き分ける。検討してほしい旨のお願いをする。
署名	———————————–

1. 氏名
2. 所属大学名・学部学科
3. 学年
4. 住所
5. 電話番号
6. FAX番号
7. 携帯電話番号
8. メールアドレス

———————————–

全てを記載しなくてもよく、担当者が連絡しやすいツールを選んで書く。

インターンシップの申し込みの際は、毎回同様の署名を使います。初期設定しておきましょう。

申し込みメールの例文

インターンシップを申し込むメールの例文をご紹介します。

To.△△△@△△
インターンシップ申し込みのお願い(〇〇大学経営学部〇〇学科✕年〇〇 〇〇)
株式会社〇〇 〇〇部

インターンシップ採用ご担当

〇〇 〇〇様

初めてメールをお送りいたします。

〇〇大学経営学部〇〇学科✕年〇〇 〇〇と申します。

この度、貴社のホームページにおいてインターンシップの募集要項を拝見し、

是非参加させて頂きたく連絡致しました。

私は大学で、ビジネスモデルの戦略的構築について学んでおり、

貴社のコンサルティング業務に強い関心を持ちました。

経営学の知識が、ビジネス現場ではどのように活用されているのかを

貴社のインターンシップを通して学ばせて頂きたいと考えております。

つきましては、インターンシップの採用をご検討いただけますと幸いです。

お忙しいところお手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————————————————-

〇〇 〇〇

〇〇大学

経営学部

〇〇学科✕年

Mail:△△△@△△

Tell:✕✕-✕✕✕✕-✕✕✕✕

Address:〇〇県〇〇市〇〇区〇〇町✕✕-✕✕

———————————————————————-

インターンシップ先への質問・相談メールの書き方と例文

インターンシップに関して質問や相談したいことがある場合は、どのようなメールを書けば良いのでしょうか。

質問・相談メールを書くコツ

件名に、質問や相談がある旨をしっかり記載しましょう。

質問メールは、使い方次第では企業への関心の強さをアピールすることができますが、言葉選びが重要です。また、相談メールの場合は、自分のために時間を割いていただくことに対する謝意を述べましょう。

項目	質問・相談する際の注意点
件名	インターンシップ〇〇についての質問・お願い(所属大学名・学部学科名・学年・自分の氏名)
本文	挨拶文で、質問や相談があることを明確に伝える。自分の所属大学名・学部学科名・学年・氏名を名乗る。質問・変更内容や正当な理由を書く。検討してほしい旨のお願いをする。

質問メールの例文

インターンシップ先に、当初の予定の変更を相談する場合の例文をご紹介します。

To.△△△@△△
インターンシップ出社日変更のお願い(〇〇大学経営学部〇〇学科✕年〇〇 〇〇)
株式会社〇〇 〇〇部

インターンシップ採用ご担当

〇〇 〇〇様

お世話になっております。

今月からインターンに参加させて頂いている

〇〇大学〇〇学部〇〇学科✕年〇〇 〇〇です。

✕月✕日に予定しておりました出社日の変更を

お願いしたく連絡致しました。

私事で恐縮でございますが、

✕月✕日に遠縁の親族に不幸があったため、

✕日間帰省することとなりました。

急な予定変更となってしまい、大変申し訳ございません。

恐れ入りますが、帰省後✕月✕日に出社日を変更していただけますと

大変助かります。

出社日を変更させていただける場合に必要な手続等がございましたら、

併せてご教示頂きたく存じます。

お忙しいところお手数おかけいたしますが、

出社日変更の可否について、ご返信を頂けましたら幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————————————————-

〇〇 〇〇

〇〇大学

〇〇学部

〇〇学科✕年

Mail:△△△@△△

Tell:✕✕-✕✕✕✕-✕✕✕✕

Address:〇〇県〇〇市〇〇区〇〇町✕✕-✕✕

———————————————————————-

インターンシップ採用可否の問い合わせメールの書き方と例文

インターンシップの採用の可否について、万が一選考結果の期日を過ぎても連絡がない場合は、メールで確認しましょう。それでも返信がない場合や期日を1週間以上過ぎている場合は、電話で確認しても良いでしょう。

問い合わせメールを書くコツ

確認メールでは、連絡が来ないことを問いただしたり、返信を催促してはいけません。角が立たないためにも、送ったメールが届いているかを確認する程度にとどめましょう。

項目	採用可否の確認をする際の注意点
件名	相手と一度やり取りを交わしている場合は「Re:」を使う。相手から全く連絡がない場合は「インターンシップ選考について」を使う。

そして、件名の末尾は(所属大学名・学部学科名・学年・自分の氏名)を入れる。

問い合わせメールの例文

先方から連絡がない場合にメールで問い合わせをする際の例文をご紹介します。

To.△△△@△△
インターンシップ選考について(〇〇大学経営学部〇〇学科✕年〇〇 〇〇)
株式会社〇〇 〇〇部

インターンシップ採用ご担当

〇〇 〇〇様

お世話になっております。

先日、貴社のインターンシップに応募させて頂いた

〇〇大学〇〇学部〇〇学科✕年〇〇 〇〇です。

✕月✕日にエントリーシートと職務経歴書を送付いたしましたが、

〇〇様に届いておりますでしょうか。

もしご確認できないとのことでしたら、

再度送付させて頂きたく存じます。

お忙しいところお手数おかけいたしますが、

ご返信を頂けましたら幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————————————————-

〇〇 〇〇

〇〇大学

〇〇学部

〇〇学科✕年

Mail:△△△@△△

Tell:✕✕-✕✕✕✕-✕✕✕✕

Address:〇〇県〇〇市〇〇区〇〇町✕✕-✕✕

———————————————————————-

採用面接後に送る御礼メールの書き方と例文

書類選考を通過すると、次に面接があります。面接が終わったら、当日中に採用担当者に宛てて、御礼のメールを送るようにしましょう。

御礼メールを書くコツ

御礼メールは、採用担当者に対して、忙しい中時間を割いてくれたことへの感謝や、面接の感想、伝えきれなかったこと、インターンシップに参加したいという気持ちが強まったことなどを書きます。

項目	御礼する際の注意点
件名	インターンシップ面接の御礼(所属大学名・学部学科名・学年・自分の氏名)
本文	挨拶文で面接したことを伝える。自分の所属大学名・学部学科名・学年・氏名を名乗る。面接の御礼・感想・面接で伝え損ねた事柄を書く。採用された場合の意気込みを書く。返信不要であることを伝える。

御礼メールの例文

インターンシップ先への、面接に対する御礼メールの例文をご紹介します。

To.△△△@△△
インターンシップ面接の御礼(〇〇大学経営学部〇〇学科✕年〇〇 〇〇)
株式会社〇〇 〇〇部

インターンシップ採用ご担当

〇〇 〇〇様

お世話になっております。

貴社のインターンシップの面接して頂いた

〇〇大学〇〇学部〇〇学科✕年〇〇 〇〇です。

本日はご多忙のなか、私の面接にお時間を割いていただき、

誠にありがとうございました。

〇〇様のお話しを伺えたことで不安な気持ちがなくなり、

貴社でインターンシップに参加したいという気持ちが

さらに強くなりました。

参加させて頂けることになりましたら、

貴社成長の一旦を担えるよう、業務を積極的に取り組む所存です。

ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。

末筆ながら、面接の御礼を申し上げますとともに、

貴社のますますのご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。

———————————————————————-

〇〇 〇〇

〇〇大学

〇〇学部

〇〇学科✕年

Mail:△△△@△△

Tell:✕✕-✕✕✕✕-✕✕✕✕

Address:〇〇県〇〇市〇〇区〇〇町✕✕-✕✕


ビジネスメールを送信する際の注意点

ビジネスメールは、要件を相手にできるだけ早く確実に伝える必要があります。そこで、ビジネスメールを送信する際の注意点を知っておきましょう。

書式設定を「テキスト形式」にしておく

ビジネスメールは文字のみで構成されるデータ形式である「テキスト形式」にしましょう。

【テキスト形式とリッチテキスト形式】

テキスト形式	フォントや文字の大きさなどが指定できない。受け手のメールを表示する環境に関わらず同じ形でメールを受け取れる。
リッチテキスト形式

(HTML形式)

参考

テキスト形式の概要|KDDI

企業によっては、リッチテキスト形式のメールの受発信を制限している場合もあります。全員が同じメールを受信できるように、テキスト形式で送りましょう。

誤脱字、文章の抜け漏れを確認する

ビジネスメールでは、顔文字や過度な感嘆詞を使ってはいけません。文末は「です・ます調」にし、ていねいな文章を書くよう心がけましょう。

そして、誤脱字や文章の抜け漏れがないか、送信前にしっかり確認しましょう。しばらく時間を置いてから読み直したり、指さし確認をするなど、自分なりに工夫すると良いでしょう。

メールを送る時間帯は通常業務時間の2時間前後

メールは相手の都合を気にせずに送ることができるとはいえ、相手が読めなかったり、返信ができないと分かっている早朝や深夜に送るのは失礼にあたります。メールは、通常業務時間の前後2時間を目安に送信しましょう。

朝の出社時間前に送るのは問題ありませんが、夕方の退社時間近くの場合は対応可能かどうか、相手に対する配慮が必要です。

メールの返信は1営業日以内に行う

メールの返信は1営業日以内に行いましょう。ただし、相手のメールに「返信不要」とある場合はこの限りではありません。

万が一、返信が遅れてしまった場合は「返信が遅くなり大変申し訳ありません。」とお詫びの言葉を添えましょう。

ビジネスメールは管理が大切

ビジネスメールは、場面や相手によって使い分ける必要があります。そのため、ビジネスメールはあらかじめ管理体制を整えておくことが大切です。

【ビジネスメールの管理方法】

相手のアドレスを登録する際は正式な社名・部署名・氏名を入力しておきましょう。漢字が間違えていないことの確認が必要です。挨拶文や署名のテンプレートを作っておく。メールの受信トレイは目的や取引先別に専用フォルダを作っておく。自動仕分け機能を使うと便利。重要メールにはフラグ設定をしておき、後から確認できるようにしておく。

添付ファイルにはパスワードを設定して保護する

エントリーシートや履歴書、職務経歴書のように個人情報が含まれた添付ファイルを送信する場合は、パスワードを設定して保護しましょう。パスワードを記したメールは、別途送信します。

項目	パスワードを伝えるメール文の注意点
件名	パスワードについて(所属大学名・学部学科名・学年・自分の氏名)
本文文頭	お世話になっております。

先程エントリーシートを送付させて頂いた

〇〇大学〇〇学部〇〇学科✕年〇〇 〇〇です。

ただし、企業によってはクラウド上にファイルを共有するオンラインストレージを使用して添付ファイルを送る場合があり、この場合はパスワードを使用しません。企業ごとに臨機応変に対応しましょう。

ビジネスシーンにおけるイレギュラーの対処法

Q:面接やインターン当日に遅刻する場合の連絡方法は?

緊急の場合は、すぐに相手につながる電話を使うのがマナーです。感情などの細かいニュアンスを伝えることができるため、遅刻の理由と申し訳ないという気持ち、可能であれば到着予定時間を伝えましょう。

Q:送信相手を間違えた場合の連絡方法は?

間違えて違う相手にメールを送ってしまった場合は、メールか電話ですぐに連絡します。謝罪した上で、メールの削除をお願いしましょう。

メールで連絡する場合は、件名に「削除依頼」と書き、誤送信したメールの本文を相手に伝えて見つけやすいようにしましょう。

Q: 資料の容量が大きくて送れない場合の連絡方法は?

資料の容量が大きい場合は、データを圧縮するか、本当に必要な資料かどうか再確認しましょう。容量が大きいからといって分割して送信するのは相手の負担になってしまうのでなるべく避けましょう。

どうしても容量を減らせない場合は連絡の上、相手にとって最適な方法を探しましょう。

まとめ

ビジネスメールの基本から、インターンシップのメールを書くコツや例文などを、ご紹介しました。ビジネスメールは日常のメールとは異なり、作成にはマナーやコツが必要です。

しかし、メールの基本型はどれも同じです。多くの相手とのやり取りの中で書き方を学び、徐々に自分の知識として蓄えていきましょう。

インターンシップに採用されやすい応募メールの書き方と基本文例|タウンワークマガジン

改めて電話とメールの使い分けについて考えてみた|YASU LOG…

企業とのやりとりに役立つ! インターンシップに関するメールの書き方とマナー【例文あり】|リクナビ

インターン申し込みメールの送り方|記載する内容や例文をご紹介|就活の未来

インターンシップへの応募メール – 書き方のコツや例文も紹介!|ADvice

メールの改行マナー(文字数・位置・間隔)|ビズ式

【インターンのエントリーメール】基本の書き方とメールの例文を公開|CAMPAS

面接のお礼メールは必要か? すぐに使える例文付|PASONA

インターンシップのメールの書き方!場面別の例文集あり|ゼロワンインターン