【ビジネスQ&A】「返信不要」には返信したほうがいいの?

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メールや手紙などの文章で「返信不要」という言葉を目にすることがあります。

この「返信不要」という表現、時に気になるという人もいるようですが、ビジネスシーンで使ってもいいのでしょうか。

今回は、相手に「返信不要」という旨を送る場合、また相手からそれを受け取った場合の2パターンについて、好ましいマナーを考えていきましょう。

■「返信不要」とは?

まずは、この言葉の意味を考えてみましょう。

「返信」とは、文字通り手紙やメールを送ることを指しますね。一方「不要」とは、こちらも文字通り、必要ないこと、いらないことの意です。

ですから、相手に返信がいらないことを伝える言葉の意味としては問題ないことが分かります。

では、なぜ、使っていいのか迷ったり、気になったりということが起こるのでしょうか。

■相手に「返信不要」というのは失礼?

前述の通り、言葉の意味としては間違いというわけではありません。また、それを送ったとしても必ずしもそうしなければいけないという決まりがあるわけでもありませんから、間違い、マナー違反というものでもありません。

◇やや事務的できつい響きの「返信不要」

しかし、言葉の響きとしては、特に目上の方宛や改まった場面では、言い換えが好ましいという印象を受けます。

「切手不要」とか「〇〇在中」のような内容を表す表示ならばわかりますが、「返信不要」という表現は、事務的であったり言葉としてもややきつい感じを受けたりと、響きがやや強いのです。

◇目上の人にはより敬意をこめた表現を

また「返信」や「不要」という語にも敬意は含まれません。そのような点から、目上の人宛や、やや改まった場面では、言い換えるほうが言葉も柔らかく敬意も強まるといえます。

■敬意と柔らかさを含んだ「返信不要」の敬語表現

「返信不要」という語を使うならば、以下のような言い回しにするとていねいで柔らかく、相手への敬意を感じさせる表現になります。

・「返信不要でございますので、どうぞご心配なく」

また「返信」を言い換えて

・「ご確認いただけましたら、返信には及びませんのでどうぞご心配なく」

・「ご返信いただかなくても差し支えありませんので、どうぞご心配なく」

・「先日の○○の件で、お知らせまでに……。どうぞご返事のご心配なく」

・「このたびはありがとうございました。ひと言御礼を申し上げたくてメールいたしました。どうぞご返事のご心配なさいませんように……」

・「ありがとうございました。どうぞご返事等のお気遣いなく」

など。「返事、返信に及ばない」の「及ばない」とは、する必要がない、しなくいてもよいという意味ですが、不要やいりませんよりも婉曲的な感がありますね。

「差支えない」とは、何かをする際に都合の悪いようなことがない、さまたげや支障がない、問題ないという意味です。 相手側に対して尋ねるような場面でも、もしよろしければの意で「お差支えなければ、お教えいただけますでしょうか」などのように用いられる表現です。

このように、言葉の正誤だけでなく、言葉の響きや全体の調和、柔らかさといったものも心配りのひとつといえますね。

■「返信不要」と書いてあった場合、返事はしなくてOK?

一方、自身が「返信不要」と添えられたメールをもらったときについても考えてみましょう。

「返信不要」というのは、多くの場合、相手は「返事には及ばないから」「返事はしなくてもいいから」「手間をかけては悪いから」というように、相手に余計な手数をかけてはいけないという配慮の意であることがほとんどでしょう。

とはいえ、受け取ったほうも、返事をしないままにするのはなんとなく落ち着かないものです。

◇受信の簡単なお礼を送るのがベター

内容や相手との関係にもよりますが、相手を煩わせることのない範囲でほんのひと言、受け取った旨などのお礼を述べるほうがていねいでしょう。

メールなどに限らず、贈り物や書類などを送った場合でも、送った側は届いたかどうか気になるものです。

また、相手から何かをもらったらやはりひと言でも返事、お礼を伝えるのはマナーですし、受け取ったほうにもその気持ちは通じるものです。

■「返信不要」へのひと言文例

では、具体的にどんな返信なら相手に負担がなく、こちらの誠意も伝わるのでしょうか。

◇通常

「メールをいただきましてありがとうございます。こちらこそ、どうぞよろしくお願い申し上げます」「お世話になっております。早速ご連絡いただきありがとうございます。ではまた明日よろしくお願いいたします」 など、簡単な返信を心がけましょう。

◇ややかしこまった場合

「お忙しい中ご返事をいただきましてありがとうございます。返事はなくても……とおっしゃっていただきましたが、うれしくてひと言御礼申し上げたくてメールいたしました」「返信のお気遣いをいただきましたのに……お忙しいところ恐れ入ります。このたびは本当にありがとうございました」などがスマート。

返信はいらないという相手への配慮に感謝し、それを言葉にして伝えるとていねいです。

言い回しの工夫で伝わる気持ち

少々事務的で、きつい響きを感じさせる「返信不要」。せっかく相手の手間を配慮した言葉であったのに、その思いが届かないのはもったいないですね。

今回紹介した敬語表現や柔らかい言い回しを意識することで、相手への心遣いも誤解なくきちんと伝わるでしょう。

また、相手から受け取った「返信不要」の気遣いにもほんのひと言でもお礼を。

気持ちのいい言葉のマナーで、人間関係とビジネスが円滑にまわれば一番ですね。

(井上明美)

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