仕事も生活も充実させる仕組みづくり

建築やまちづくりを通して持続可能な社会を目指す設計・コンサルティング会社、ASOBU GmbH。2018年の設立当初からリモートワークを採用し、現在フリーランサーも含め30人いる社員・アソシエイトは、ドイツと日本、場所も時間もバラバラの状態で働いている。

その独自のワークスタイルは、コロナ危機下のドイツメディアでも紹介された。今回、同社の稲熊史子さんに、うまく仕事を回すためのリモートワークの実践例について伺った。

参考：Golem.de「HOMEOFFICE WEGEN CORONA:Von der IT-Branche lernen」、Narrative BASE「Narrative ch. Online Talk 日本版の働き方、戻すか?! 進めるか!? ベルリンの最新リモートワークモデルから学ぶ」

お話を聞いた人

稲熊 史子（いなくま ふみこ）さん
大学で経営およびマーケティングを学ぶ。化粧品メーカーに8年勤め、商品開発とマーケティングに従事。2013年にベルリンに移住し、フリーランサーを経て、2018年よりASOBU GmbHのオフィスマネージャー、PRを担当している。
https://www.asobu-gmbh.com

ドイツ人の働き方がヒントに

コロナ危機以前から、リモートワークを実施してきたASOBU。その背景には、建築設計やまちづくりのプロジェクトをサステナブルな働き方で実施することこそが、真の持続可能な社会の実現に寄与できるとの思いがあった。そのため、「いつでも・どこでも・誰でも働きやすい環境」がモットー、と稲熊さんは言う。

「ASOBUを立ち上げる時、インターネットがある時代なので、私たちの活動に共感してくれる人や高い専門性を持つ多様なメンバーと、いろいろな国でプロジェクトをやりたいね、という話になりました。だとしたら、一緒にいなくても共有できるプラットフォームが必要、ということになったんです」

こうして、同社では新しい働き方を模索することになった。その際にヒントになったのがドイツ人の働き方だった、と稲熊さんは続ける。

「オフィスにファイルが並んでいることはドイツでは当たり前の光景ですが、歴史を紐解いても、情報を整理することが得意な国民だと思います。

また、ジョブ型雇用（職務を明確にして最適な人材を配置する雇用形態）を主流とするドイツ企業では即戦力を求めることや、休暇を大事にする考え方なども日本とは違いますよね。だから、誰かが入社したり休暇で不在になっても、情報整理がされているので、スムーズに働けるという環境なのだと思います」

そしてたどり着いたのが、「場所・時間・管理を手放す」という、下記のスタイルだった。

コロナ危機でミーティングが減った!?

前述の三つの事柄を手放すことで、スタッフ同士のコミュニケーションの効率が上がり、それぞれ集中して仕事に取り組めている、と稲熊さん。コロナ危機でも、働き方に変わりはなかったのだろうか。

「スタッフにアンケートをしたところ、これまでとほとんど変わらなかったという人しかいませんでした。強いて言うなら、子育て中の人が多く、保育園や学校が休みになったため、ミーティングの時間が取りづらくなったこと。

そこで、ミーティングができるだけ減るように、ボイス・ビデオメッセージを導入するなどの工夫をしました。それから、意外かもしれませんが、リモートワークになるとスタッフ同士の心遣いがかえって生まれやすいんです。

こういう伝え方をしたら分かりやすいかな、返信がなかったらほかの仕事で忙しいんだな、もしくは保育園のお迎えの時間かもしれない……など、顔が見えなくてもそれぞれが稼働している様子がきちんと見えているからこそ、思いやりの気持ちが芽生えるようになるのだと思います」

リモートワークは仕組みづくりが重要

とはいえコロナ危機で急にリモートワークに切り替わり、ミーティングが多くなってしまった、誰が何をしているのか分からない、などの悩みはドイツでも日本でも少なくない。

「これらの悩みは、オンラインミーティング以外に情報共有する仕組みがないことが理由の一つだと思います。リモートワークを経験してやはりオフィスが良い、という結論に至った企業もあると聞きますが、仕組みさえあれば考え方が変わるのかもしれません。

情報を共有、蓄積していくことは会社の財産にもなりますし、企業がリモートワークという選択肢を持つことで、より魅力的な環境を提供することになり、優秀な人材を惹きつけることにつながると思います」

リモートワークをあきらめていた人や今後も継続するか悩んでいる人に向けて、まずは「本当に現場でやる必要があるのか、現場に行く目的は何か」を考えてみると良い、と稲熊さんはアドバイスする。

「物理的に不可能な職種もありますが、例えば事務仕事は自宅で行うなど、業務を切り離して考えると、部分的にできることがあるかもしれません。また、テクノロジーが解決してくれることも。

当社でも、ドイツ国内外の設計プロジェクトにVR（バーチャル・リアリティー）を使っています。360度写真や3Dモデルをバーチャル空間で確認しながら、日独の設計チームが連携して設計・施工監理ができる手法も採用。

できないと思っていたことを細分化し、『何ができて、何ができないのか』を、もう一度突き詰めると見えてくるものがあると思います」

「遊ぶようにモチベーション高く働ける環境」を目指すASOBUは、仕事のパフォーマンスを上げるだけでなく、働く人々の人生をより豊かにしていく努力をいとわない。

リモートワークという枠を超えて、時代の流れに柔軟に対応しながら常に新しいやり方を模索していくことも、同社の独自スタイルといえそうだ。次ページでは、そんなASOBU式リモートワークの実践ヒントを紹介する。

在宅勤務での悩みを解決！ASOBU式リモートワークの実践ヒント

❓それぞれがきちんと仕事をしているか分からない

💡ツールを利用して業務を「見える化」する

オンライン上のプロジェクト管理ツールでは、現在それぞれの業務担当と進捗をプロジェクトごとに整理し、各々が確認することができる。さらに、細かいやり取りも全て同ツール内で完結させることが可能なので、業務や進行が「見える化」され、進捗確認などの不要なコミュニケーションも減る。

ASOBUでは以下の三つのツールに集約し、スタッフ全員にシェアすることで、誰もが必要な情報にアクセスできるプラットフォームを実現している。

❓業務に必要な資料の場所が分からない

💡情報整理のルールをつくる

リモートワークでは周囲の人に気軽に質問することができないため、徹底した情報整理が必須となる。ASOBUのストレージでは、まずフォルダをプロジェクトごとに分類し、最新データ以外の古いデータは全てアーカイブフォルダに収めるというルールがある。

誰が作業しても最新のデータが明確になることで、探す手間が省けるだけでなく、誰かに聞くという不要なやり取りを減らすことにもつながる。

❓ミーティングが多く個々の業務に集中できない

💡ボイス・ビデオメッセージでミーティングの回数を減らす

ミーティングするほどではないけれど、書いて伝えるには難しい……そんなときに便利なのが、ボイス・ビデオメッセージだ。ASOBUでは、簡単なパソコンの操作説明からちょっとした企画のプレゼンまで、音声と動画で数分にまとめ、ストレージにアップロード。

それぞれ好きなタイミングに確認し、考えを整理した上で返信できたりアーカイブしたファイルを転送するなど、簡単に行えるのが便利だ。

❓スタッフ同士のコミュニケーションが減ってしまった

💡積極的に雑談タイムを設ける

コミュニケーション不足におすすめなのが、「ワン・オン・ワン・ミーティング」と呼ばれる1対1で話し合う時間。ASOBUでは、業務時間中に仕事以外のことを話し合う機会を意識的に持つことで、相手の考えや興味分野を知り、働きやすい人間関係の構築を目指している。

さらに、デザイナーなどの専門スキルをシェアするオンラインワークショップを社内で月2回開催。異なる専門性を持つメンバー同士が視座を理解し合うことで、協業しやすい環境づくりを行っている。

❓家にいるとだらだら仕事をしてしまうことが……

💡仕事モードに切り替えるルーティンをつくる

「職住融合」となるリモートワークでは、なかなか仕事モードに切り替えられないという人も多いだろう。例えば、オフィスで仕事を始める前にコーヒーを入れていたならば、自宅でも同じようにルーティン化することが一つの手段。

ほかにも部屋を片付けてから業務を開始する、毎日の終業時間を明確に決めるなどの「自分との約束」も有効だ。自分に合った方法を見つけてみよう。