【会社法入門講座⑨】「株主総会へのご来場はお控えください」

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(プロローグ)

新型コロナウイルスの感染は、欧州や日本では第1波のピークを越えたともいわれていますが、米国や南米ブラジルではまだ猛威をふるっていますし、アフリカでも感染が拡大しています。このような世界的な経済活動の停止や、人の移動制限などにより、ほとんどの企業が未曽有の業績悪化に見舞われています。

そのような中で、日本の多くの株式会社(以下「会社」といいます)は、会社内部の最高規範である定款で、毎年4月1日から翌年3月31日までを事業年度とし、毎年、6月末までに前年度の期末決算の承認や報告などを行う、定時株主総会を開催することを定めています。ですから、今年も、6月末までに定時株主総会を開催することが必要です。

ただ実際には、世界的な経済活動の停滞や自粛などによって、決算に必要な資料が十分にはそろわず、決算書類の作成や会計監査法人による会計監査にも遅れが生じているようです。新聞の経済面などでも、会社が例年どおり6月末までに定時株主総会を開催することができるかどうか、不透明になっていると報道されていましたが、多くの会社では、何とか例年通り6月末までに定時株主総会を開催することとして、株主に対する招集通知(会社法299条、以下では条文番号だけを記載します)を発していました。

私は、ロースクール(法科大学院)で会社法も教えていますので、株主総会の実情を知るため、毎年、数社の株式(単に株といいます)を買って、定時株主総会に出席しているのですが、今年は、会社から送られてくる定時株主総会の招集通知に、これまでとは異なる記載が見られます。

郵送されてきた『定時株主総会招集ご通知』という招集通知の表紙に、赤枠などで囲んで、「新型コロナウイルスの感染拡大を防止するため、……当日のご来場をお控えいただくようお願い申し上げます。」などと記載されているのです。

しかし、株主に対して株主総会への出席を促す招集通知なのに、会場に来ないでくださいと書くことに問題はないのでしょうか。

今回は、新型コロナの感染収束が見通せない中で開催される、定時株主総会の招集問題を取り上げます。

(定時株主総会の招集通知とはどのようなものか)

まず、実際の定時株主総会の招集通知(文書)とは、どのようなものでしょうか。

株をお持ちの方は会社から招集通知がすでに届いていると思いますが、上場会社の招集通知は、各社とも、縦・横20センチの冊子になっています。半分に折って封筒に入れ、定型郵便物として郵送することを前提としているからです。

各社のホームページ(HP)の「IR情報」という欄をクリックすると、各社の招集通知がPDFで掲載されています。試しにみなさまも名前が浮かぶ会社のHPをご覧になっていただきたいのですが、いくつか見てみると、各社とも、招集通知の冊子はおおむね60ページ前後で、表紙のデザインは会社によって違っても、その内容は完全に定型化されていることがわかります。

各社とも、すべて、「招集ご通知」「株主総会参考書類」「事業報告」「連結計算書類」「計算書類」「監査報告」の六つに区分されて記載されています。

冒頭の「招集ご通知」の部分には、定時株主総会の①日時、②場所、③目的事項、④その他の招集手続きに関する事項が記載されており、④では、議決権行使のご案内として、インターネット(ウェブ上)で議決権を行使する方法、書面(郵送)で議決権を行使する方法、株主総会に出席する方法の三つの方法があることも記載されています。

次の「株主総会参考書類」の部分には、株主総会における議案および参考事項として、①剰余金の処分の件、②定款の一部を変更する件、③取締役○名選任の件、④監査役○名選任の件などに関する資料が掲載されています。

これらは、一般的に、株主総会で株主の決議を必要とする事項ですが、①は株主に対する期末配当を1株あたり何円にするかであり、原則は株主総会の決議が必要とされていますが(454条1項)、定款で取締役会の決議に委ねられている会社では、株主総会で決議する必要はありません(459条1項)。

②の定款変更は、定款を変更する必要がある場合にだけ決議がなされます(466条)。④も任期の関係で常に選任の必要があるわけではありません。実際にどの会社でも共通なのは、③の取締役の選任だけです。

各社とも、10人前後の取締役がいて、その選任時期も異なりますから、ほぼ毎年、誰かは任期満了(332条)となり、継続を予定する場合でも、新たに株主総会によって取締役に選任されることが必要(329条1項)だからです。

その他の部分については省略しますが、このような定時株主総会の招集通知は、会社法によって、取締役が、株主総会の日の2週間前までに、株主全員に対して書面で発することになっています(299条1項,2項)。株主に対して定時株主総会の開催を知らせ、株主総会に参加する機会を保障するとともに、株主総会で審議され、決議される事項をあらかじめ株主に知らせて、議決権を行使する株主に、賛成か反対かの検討をする時間を与えるためです。

(インターネットを利用したウェブ招集通知は認められるか)

もっとも、最近では、株主に対して個々に書面を送付して通知するのではなく、インターネットを利用して各社のHPに株主総会の招集通知をアップすること(ウェブ通知などと呼ばれています)でもよいのではないかとか、そもそも株主総会自体をオンラインで開催すること(株主が実際に来場する会場を設けないで、ウェブ上だけで株主総会を開催するウェブ総会)も認めるべきではないかという議論も出ています。

確かに、社会的にもIT環境が整備され、スマホも格段に普及してきましたし、今回の新型コロナの感染拡大を受けて、リモートワークやオンライン会議も相当程度利用されるようになりましたから、かなり環境が整ってきたことは間違いないでしょう。

しかし、定時株主総会であろうと、臨時株主総会であろうと(295条1項,2項)、株主総会は、株主の意思によって会社の重要事項を決定するために開催されるものであり、株主の立場を最大限に配慮して考えるべきものです。

日本では、株を長期にわたって保有し安定株主となっている人の多くは、実は一定の金融資産を保有している高齢者だといわれています。そのような高齢者にとって、年に1度の株主総会のためにパソコンやスマホを使いこなすことを期待するのは実際的ではないとの指摘もあります。また、個々の株主が家庭のプリンターで1社当たり60ページ前後の招集通知(仮に5社の株を保有していると、全部で300ページを超えるものになります)をプリントするのは、結構な手間と費用がかかることも否定できません。

ウェブ通知は、会社にとっては株主総会費用の節約になりますが、株主にとっては手間がかかる上、経済的な負担も増えることになりますから、社会全体として見れば、ウェブ通知のほうが優れている、とはいえないのです。

そのようなことから、2019年12月に成立した会社法の一部改正では、上場会社がウェブ通知を採用することは認められましたが、その場合にも、株主から個別に書面での通知の希望があった場合には、従来どおり、書面での招集通知を送付しなければならないものとされています(325条の2~325条の5)。

ちなみに、オンラインでの株主総会(ウェブ総会)については、認められていません。

現在でも、株主総会の様子をインターネットで流して、欠席した株主もリアルタイムで総会の様子を知ることができるようにしている会社もありますが、実際に会場を設営して開催されているリアルの株主総会を放映しているだけで、バーチャルだけのウェブ総会とは異なります。

仮に、全面的なウェブ総会に切り替えた場合、大きな会社ほど株主の数が多いので、一度に多数の株主のアクセスが殺到し、サーバーがダウンするなどの混乱が生じる可能性が高いことや、多数の株主が質問を申し出たり、追加質問を出したりした場合に対応できるのかどうかなど、検討すべき課題も多く、その実現は簡単ではありません。

(実際の招集通知にどのように記載されているのか?)

このように、定時株主総会の招集通知は、株主に対して株主総会の開催を知らせ、株主総会への参加を促すものですが、(プロローグ)で述べたように、私の手元に届いた招集通知には、「当日のご来場をお控えください」という記載がなされているのです。

そこで、今年の各社のHPの「IR情報」に掲載されている招集通知を見てみると、そのような記載のない会社もありますが、多くの会社で似たような記載がみられます。

例えば、「新型コロナウイルスの感染拡大防止の観点から」という理由は共通ですが、これに続けて、「当日の会場へのご来場は、可能な限りお控えください」と記載するもの【文例1】が典型的なものです。

大勢の株主が来場すると、株主同士の感染を予防するための密閉、密集、密接の3密を避けること自体、かなり難しくなることが想定されるからでしょう。株主総会当日は、例年でも、多数の株主が参集するので、警備会社に警備を依頼することはもとよりですが、受付での株主・株式数の確認や会場への誘導を行うために従業員を配置しなければなりませんし、会場内での秩序維持や質問などにおける円滑な進行を補助するための従業員の配置も必要になります。今年は、そのような総会スタッフの感染防止を図るための対策も簡単ではないでしょう。

(会社の本音は個人株主に来場してほしいわけではない?)

会社は、本当は、これまでも「当日は会場にお越しにならないでください」と書きたかったのかもしれません。株主総会の実情は、本講座の第2回『株主総会の「お土産」と株主優待』でも触れたとおりで、個人株主は、頭数は多いのですが、株式の保有比率は少なく、保有比率では法人株主が3分の2を超えています。

仮に、株主総会に出席した個人株主が全員賛成しても、法人株主が反対すれば、その議案は否決され、逆に、個人株主が全員反対しても、法人株主が賛成すれば、その議案は可決されてしまいます。実際には、有力な法人株主に対する会社の事前の説明や根回しによって株主総会の前に大勢が決しており、個人株主の賛否はほとんど影響力がないのです。しかも、個人株主は、受付や会場への誘導などその対応に手間も人手もかかる上、株主総会の席では、質問なのかクレームなのかわからないような発言をするなどしますので、会社の本音をいえば、決議の承認に必要な法人株主さえ参加してくれれば十分で、個人の一般株主が多数参集することは歓迎していないのです。

ただ、会社法の建前として、所有する株式数の違いはあっても、株主総会における株主としての発言の機会などは、平等に保障されるべきことになっていますし(109条,314条)、株主総会は、株主の参加があって初めて成り立つものですから、直接的に、株主総会に来ないでください(参加しないでください)と書いてしまうと、会社が株主総会の意味を否定してしまうことになるので、適切ではないのです。

先の【文例1】は、そのようなことを考慮して、「可能な限り」という文言を入れることで、少しでも印象を和らげようと配慮していることがうかがわれます。

また、よりソフトな表現として、「当日の会場へのご来場は見合わせていただくこともご検討いただくようお願い申し上げます。」と記載しているもの【文例2】もあります。会場に来ないでくださいというのが本音であることは明らかですが、文面上は、来場を見合わせることも検討するようお願いしているだけで、会場に来ないでくださいとはお願いしていません。持って回った言い方ですし、スマートさには欠けるのですが、この会社の株主総会担当者や決済をした担当役員が、株主総会なのに株主に対して、来ないでくださいとはいえないと考えて、苦心して表現を工夫したことがうかがわれます。

(株主が来場しても入場を拒否すると明言している会社がある)

これに対して、はっきりと、「当日のご来場をお控えいただくよう強くお願い申し上げます。」と記載しているもの【文例3】もあります。皆さまは、お読みになっていかがお感じでしょうか。【文例1】【文例2】よりもかなり強い調子になっていますね。

もちろん、来ないでくださいという趣旨ではあっても、まだ「お願い」だけですから、株主が定時株主総会の会場に行けば、入場して定時株主総会に参加することができるという前提です。したがって、株主の参加を求めるべき招集通知の記載としては不適切ではあるのですが、違法とまではいえないでしょう。

ところが、さらに各社のHPを見ていると、すごい記載が見つかりました。皆さま誰でも知っている会社なのですが、【文例3】のように、「ご来場をお控えいただくよう強くお願い申し上げます。」というだけではなく、続けて、「ご来場の株主様が50名を超える場合、新型コロナウイルス感染拡大防止のためご入場をお断りする対応をとらせていただきます。」と記載されているのです【文例4】。

いかがですか。とても強圧的な対応だ、とお感じになりませんか。株主が、時間をかけ交通費を負担してわざわざ会場まで出向いても、50名までで打ち切って、あとは入場させないというのです。

実際の株主総会では、法人株主の出席者やその会社の従業員である株主も出席していて、会場内の前列などに席を確保していることなども考慮すると、このような通知は、株主に対して、定時株主総会に出てきても会場には入れませんから、来るだけ無駄ですよ、と、なかば脅して来場をあきらめさせようとしているもの、といわれても致し方ないのではないでしょうか。

(株主総会の会場に入場しなくても議決権の行使は可能であるが…)

もっとも、株主が株主総会における議決権を行使する方法は、実際に株主総会に出席して議決権を行使する方法(309条,310条)だけではありません。

株主総会の会場に来ないでも、▽書面(郵送)で議決権を行使する方法(298条1項3号,311条)や、▽インターネット(ウェブ上の電磁的方法)で議決権を行使する方法(298条1項4号,312条)を利用することもできます。

しかも、株主の数が1千人以上の上場会社では、必ず書面(郵送)での議決権行使を認めなければならないとされていますから(298条2項)、議決権の行使に限っていえば、株主総会の会場に来場しなければならないということではありません。

そのようなことから、仮に、株主が株主総会の会場に入れなかったとしても、大きな問題はないのではないかとの反論もあるかもしれません。

しかし、そのような考えは、正しくありません。

株主の権利は、議決権だけではないからです。株主は、株主総会において、取締役や会計参与や監査役や執行役に対して、それぞれが担当している特定の事項について質問をしたり、説明を求めたりする権利が認められています(314条)。

また、株主は、会社が株主総会で審議の目的(テーマ)としている議題(303条)について、会社が提出する案とは異なる具体的な提案(議案/304条)を提出する権利も認められています。そうすると、これらの株主総会の会場内でしか行使できない説明請求権や議案提案権を行使するために、会社法に直接規定した条文はないのですが、論理必然的なものとして、株主は会社に対して株主総会の会場に入場させるよう請求する権利も認められているはずです。

このように考えてくると、株主が株主総会の会場に来て、入場を求めているのに拒否するというのは、重要な株主権の侵害であり、違法といわざるを得ません。そこで、多数の株主の来場が見込まれる場合には、第1会場だけではなく、第2会場や第3会場まで用意して対応するのが普通なのです。

(株主の多くが入場を拒否される株主総会を「株主総会」といえるのか)

この【文例4】では、来場する株主が50名を超える場合には入場を断ると言い切っている点に問題があるのですが、もともと会社の株主数が少なく、これまでの定時株主総会に参加した株主も50名を超えない程度であるならば、50名程度しか入れない会場でも、あながち不当なものとはいえません。

しかし、この会社は、誰もが知っている日本でも有数の会社であり、発行済株式数は10数億株に上り、株主数は40万人を超えています。もちろん、定時株主総会に40万人を超える全ての株主が来場することはありえませんが、それでも、50席しか用意しないということでいいのでしょうか。

まったくの単純計算ですが、仮に、40万人の株主に対して50人しか会場に入場させないとすると、入場できる株主は、8000人に対して1人ということになりますから、株主が株主総会の会場に入場できる可能性は、0.0125%にすぎません。

何と、99.9%を超える株主が入場できない前提で定時株主総会が開催されるわけです。仮にそのとおりであれば、そのような定時株主総会は、できるだけ多くの株主に参加を促し、株主の意思が反映されることを前提として開催されるべき株主総会としての実質を欠いたものであり、会社法が予定している株主総会ということはできないでしょう。

もちろん、実際には40万人もの株主が株主総会の会場に来場する可能性はありませんから、このような抽象的な数字だけで判断することは適切ではありません。しかし、この会社では、過去の株主総会に数千人の株主が押しかけたことがありますし、最近でも1千人近くの株主が来場しているようですから、50席では到底対応できないことは明らかです。

そこで、例えば、定時株主総会の当日に1千人の株主が来場したのに、会社が50人分しか席を用意しておらず、あとの950人は入場を拒否された場合を考えてみましょう。

普通は、事前に法人株主などから書面による議決権の行使を得ていたり、来場しない株主から委任状が提出されていたりしており、議決権レベルでは定足数(309条1項)を満たすとしても、実際に来場した株主の95%を株主総会に参加させないのですから、法的な評価としては、会社法が予定している定時株主総会が開かれたものと認めることはできないでしょう。

(そのような株主総会でなされる決議の効力はどうなるのか)

さあ、今回の問題の核心に近づいてきました。

このように、株主総会のために来場した株主の多くを会場に入場させないまま株主総会が開催され、そこで決議が行われた場合、その決議の効力はどうなるのでしょうか。

そもそも、そのような株主総会は会社法が予定している株主総会ではないということになると、そこで何らかの決議がなされたとしても、そのような決議は、会社法が予定している本来の株主総会での有効な決議とは認められないということになります。

会社法は、株主総会の決議に問題があった場合の争い方として、三つの方法を定めています。(1)株主総会決議の不存在確認の訴え(830条1項)、(2)株主総会決議の無効確認の訴え(830条2項)、(3)株主総会決議の取消の訴え(831条)です。

詳細は別の機会にしますが、このうち、(1)の決議不存在確認の訴えは、実際には株主総会を開催していないのに、形だけ議事録を作成して決議があったように装う場合が典型です。

しかし、そのような場合だけではありません。例えば、同族会社で、株主の一部である親子3人だけに口頭で株主総会の招集を告げたものの、残りの6人の株主には招集通知をしないまま開催された株主総会でなされた決議について、最高裁の判例は、手続的な違法性が強く、株主総会が適法に成立して株主総会での決議があったとはいえないとして、株主総会の決議として不存在だと判断しており(最判平成2年4月17日民集44巻3号526頁)、他にも似たような判断がされています。

このような判例を参考に考えると、仮に、この会社が、来場した数百人の株主のうち50人しか会場に入場させないで株主総会を開催し、そこで何らかの決議を行ったとしても、そのような株主総会自体、手続的な違法性の度合いが強く、会社法が本来予定している株主総会が開催されたとは認められないでしょうから、そこで行われた決議も、株主総会の決議として不存在だ、と判断される可能性が高いでしょう。

ちなみに、株主総会決議の不存在確認の訴え(830条1項)が認められ、確定すると、訴えを起こした株主に対してだけではなく、広く他の人との関係でも決議が不存在であったことになり(838条/対世効(たいせいこう)といいます)、しかも、さかのぼって不存在の効果が認められる(839条/遡及効(そきゅうこう)といいます)ことになりますから、会社にとっては、大変な混乱が生じることになります。

(エピローグ)

最後は、やや重大な問題になってしまいましたが、本稿を書いている時点では、この【文例4】の会社の定時株主総会の予定日は到来していませんので、結果は未定です。

実際には、日本を代表するような会社の一つですから、会社法の趣旨に反して、定時株主総会の当日にわざわざ来場した株主を会場に入場させないようなことはないだろうと楽観しています。たまたま株主総会の担当者において、新型コロナの感染拡大防止ということを意識するあまり、つい筆が走ってしまっただけというのが実情なのではないかと思うからです。

それでは、皆さまとともに、新型コロナの一日も早い収束を祈りつつ、本稿を終わりたいと思います。ありがとうございました。

【筆者略歴】

須藤 典明(すどう・のりあき) 日本大学大学院法務研究科教授。司法研修所教官(民事裁判・第一部)、東京地方裁判所部総括判事、法務省訟務総括審議官、甲府地方・家庭裁判所長、東京高等裁判所部総括判事などを経て現職。弁護士。